Metodología: operaciones
Mejora de carga de trabajo, capacidad y flujo de trabajo
Descubrí cuánto trabajo carga realmente un equipo, en qué se va el tiempo y qué capacidad necesita, y luego rediseñá el flujo de trabajo para que pueda hacer más con las mismas personas. Entre los ejemplos de aplicación están los back offices, los servicios financieros, los servicios profesionales y el mantenimiento aeronáutico.
Medir, modelar, rediseñar
Carga de trabajo por actividad y persona → Capacidad frente a demanda → Flujo de trabajo, indicadores y hoja de ruta
Decisiones sobre personas, procesos y sistemas respaldadas por datos, no por impresiones.
Para quién es
Para equipos que se sienten sobrecargados o que están por crecer
Back offices y servicios compartidos
Equipos de finanzas, control y administración con horas extra, trabajo acumulado o demasiadas tareas distintas por persona.
Operaciones con demanda variable
Desde el procesamiento de casos hasta el mantenimiento y la reparación, donde los picos de volumen y el trabajo no planificado determinan la dotación.
Consultoras externas
Firmas que asesoran en operaciones y quieren una forma estructurada de ofrecer estudios de carga de trabajo y capacidad con su propia marca.
Cómo funciona
De la carga de trabajo al equipo correcto y al proceso correcto
1
Medir la carga de trabajo
Con el nivel de detalle que requiere la decisión, de ligero a intensivo:
- Encuestas de carga de trabajo percibida, cuando hay pocos datos
- Una pequeña aplicación diaria: cada persona distribuye su día en bloques de 30 minutos entre unas pocas actividades generales por función, del segundo nivel de la taxonomía de procesos
- Minería de procesos a partir de los registros del ERP, con herramientas como Mindzie
- Minería de tareas, al minuto, donde el detalle lo justifica
- Donde no hay ningún registro, flujos de trabajo sencillos en una plataforma BPM como Netoloji, Kissflow o Cflow para empezar a recoger datos
2
Modelar la capacidad
La demanda frente a la oferta:
- Volúmenes, picos y pronósticos
- El equipo por habilidad y tipo de contrato, con ausencias y horas extra
- Generadores de costo, y dónde se pierde capacidad
3
Rediseñar y planificar
Lo que debe cambiar:
- Mapas de flujo de trabajo de punta a punta, actuales y objetivo
- Causas raíz, riesgos e indicadores comparados con APQC
- Un plan de capacidad y de fuerza laboral, y una hoja de ruta de implementación
- Donde ayuda, modelos de costeo basado en actividades: desde modelos pequeños en hoja de cálculo construidos con IA hasta modelos conectados al ERP con CostCtrl
Principios guía
Planificá para el trabajo que se ve y para el que todavía no se ve
El nivel de detalle correcto
La herramienta importa menos que medir con el nivel de detalle correcto, para que el diagnóstico nunca cueste más esfuerzo que el problema que resuelve.
Habilidades, no cabezas
Planificá por habilidad y rol: no todas las personas pueden asumir todas las tareas.
El lente correcto para cada proceso
Lean y mapeo en talleres donde el trabajo es manual. Minería de procesos y de tareas donde el trabajo ocurre dentro de ERP, flujos de trabajo o bots, para ver lo que ningún taller puede mostrar: el flujo real y sus cuellos de botella.
El proceso antes que la plantilla
Corregí el flujo de trabajo antes de sumar personas: más gente en un proceso roto solo esconde el problema por más tiempo.
Para tu cliente
Lo que obtiene
- Un panorama claro de la carga de trabajo por área, proceso y persona
- Dónde se pierde capacidad: horas extra, tareas fragmentadas, reprocesos y picos
- Flujos de trabajo objetivo, indicadores y un modelo de gestión del desempeño
- Un plan de capacidad y una hoja de ruta de implementación
Para consultores
Entregalo en tu país
El conocimiento viene de nuestra empresa hermana EXYGE, de proyectos en entornos muy distintos: procesamiento de casos en una firma de servicios profesionales en Estados Unidos, formalización de documentos en una institución financiera, las áreas de finanzas y control de un grupo empresarial, y mantenimiento aeronáutico.
e-CGS está convirtiendo esa experiencia en un método y herramientas estándar. Mientras se completa ese trabajo, está disponible hoy como proyecto con nuestros especialistas, con tu marca. La relación con el cliente sigue siendo tuya.
¿Hay un equipo sobrecargado o por crecer en alguno de tus clientes?
Una conversación de 45 minutos para ver si este método encaja con tu mercado y con los clientes que ya confían en vos.
